Secrétaire (H/F)

Lieu : Brazzaville
Durée : CDD

Description du poste :

Une secrétaire est une professionnelle chargée d'assurer les tâches administratives, organisationnelles et relationnelles nécessaires au bon fonctionnement d'un service ou d'une entreprise. Elle assiste un responsable, un dirigeant ou une équipe dans la gestion quotidienne des activités, la rédaction des documents, le traitement du courrier, l'organisation des réunions et le suivi des dossiers.

Missions principales :

• Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer les courriers entrants. 
• Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers sortants. 
• Assurer le classement physique et numérique des documents. 
• Tenir à jour les registres de courrier et les dossiers administratifs. 
• Assurer la reproduction, la numérisation et l'archivage des documents. 
• Préparer les dossiers à soumettre à la Direction Générale. 
• Veiller à la confidentialité des documents et des informations traitées. 
• Gérer l'agenda du Directeur Général ou du responsable auquel elle est rattachée. 
• Planifier les rendez-vous, réunions et séances de travail. 
• Confirmer les rendez-vous auprès des participants. 
• Préparer les salles de réunion et les documents nécessaires. 
• Rédiger et diffuser les comptes rendus ou procès-verbaux de réunion. 
• Assurer le suivi des décisions et relancer les responsables sur les actions attendues. 
• Accueillir les visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires. 
• Répondre aux appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs concernés. 
• Recevoir et transmettre les messages. 
• Assurer la réception des courriels et leur transmission aux services compétents. 
• Fournir les informations administratives autorisées. 
• Veiller à la qualité de l'accueil et à l'image professionnelle de l'entreprise. 
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et aux prises de décision. 
• Rédiger les notes de service, notes d'information et correspondances sur instruction. 
• Préparer les ordres du jour et les supports de réunion. 
• Suivre les instructions reçues de la Direction Générale. 
• Relancer les responsables concernés pour obtenir les informations demandées. 
• Signaler les urgences, échéances et dossiers en attente. 
• Assurer la transmission des informations entre la Direction Générale et les différents départements. 
• Tenir un tableau de suivi des courriers et dossiers en cours. 
• Enregistrer les documents transmis pour signature. 
• Suivre les documents en attente de validation. 
• Relancer les services sur les dossiers non traités dans les délais. 
• Assurer le suivi des échéances administratives et des rendez-vous. 
• Vérifier que les dossiers transmis sont complets avant leur présentation au responsable concerné. 
• Suivre les besoins en fournitures de bureau. 
• Tenir un état des stocks de consommables administratifs. 
• Préparer les demandes de réapprovisionnement. 
• Veiller à la bonne utilisation des équipements de bureau. 
• Signaler les pannes d'imprimantes, de photocopieurs ou d'autres équipements administratifs

Profil recherché :

• Avoir au minimum un BAC 
• Avoir une expérience de 2 ans dans le métier 
• Parfaite connaissance des outils bureautiques (Word, Excel) 
• Une formation en bureautique ou en assistanat de direction constitue un atout.

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