Lieu : Brazzaville
Type de contrat :  CDD 
Rémunération : [Fourchette en FCFA, si applicable]

Description du poste :

Le/La Réceptionniste est chargé(e) d’assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, partenaires et collaborateurs de l’entreprise.

Il/Elle veille à fournir un accueil professionnel, courtois et efficace, à orienter les visiteurs vers les interlocuteurs appropriés et à assurer la gestion des communications et des tâches administratives liées à la réception.

Décrivez le contexte, les missions principales et l'environnement de travail.

Missions principales :

3. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

A. Accueil physique

• Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, clients et partenaires ;
• Identifier les visiteurs et vérifier, lorsque nécessaire, leur rendez-vous ;
• Informer les personnes concernées de l’arrivée des visiteurs ;
• Assurer la gestion du registre des visiteurs ;
• Remettre les badges ou autorisations d’accès selon les procédures en vigueur ;
• Veiller au respect des règles d’accès aux locaux ;
• Maintenir un accueil professionnel et une bonne image de l’entreprise.

B. Accueil téléphonique

• Réceptionner les appels téléphoniques entrants ;
• Identifier les interlocuteurs et comprendre leurs demandes ;
• Orienter les appels vers les services ou collaborateurs concernés ;
• Prendre et transmettre les messages ;
• Assurer un traitement courtois et professionnel des appels ;
• Gérer les situations difficiles avec calme et diplomatie.

C. Gestion du courrier et des documents

• Réceptionner et enregistrer le courrier entrant ;
• Distribuer le courrier aux services concernés ;
• Préparer et expédier le courrier sortant ;
• Réceptionner les colis et plis ;
• Assurer le suivi des courriers et documents importants ;
• Tenir à jour les registres et outils de suivi.

D. Assistance administrative

• Effectuer diverses tâches administratives liées à l'accueil ;
• Gérer les rendez-vous et, le cas échéant, les agendas ;
• Préparer les salles de réunion ;
• Assurer la mise à disposition des documents nécessaires aux réunions ;
• Effectuer des photocopies, impressions, scans et classements ;
• Participer à la gestion des fournitures de bureau de la réception.

E. Gestion de l'accueil et de l'environnement

• Veiller à la propreté, à l'ordre et à la bonne présentation de l'espace d'accueil ;
• Signaler toute anomalie constatée dans les locaux ;
• Collaborer avec les services de sécurité, de maintenance et des services généraux ;
• Veiller à l'application des procédures internes relatives à l'accueil et à la sécurité.

4. ACTIVITÉS OCCASIONNELLES

• Assister lors de l'organisation de réunions, séminaires ou événements ;
• Participer à l'accueil des nouveaux collaborateurs ;
• Assurer le remplacement d'un autre réceptionniste en cas d'absence ;
• Participer à des opérations administratives ponctuelles ;
• Réaliser toute autre tâche relevant de ses compétences et confiée par la hiérarchie.

Profil recherché :

• Niveau Bac à Bac+2 en administration, secrétariat, gestion, communication, tourisme/hôtellerie ou domaine similaire
• Expérience souhaitée
• Une première expérience dans l'accueil, le secrétariat, l'administration ou la relation client est souhaitée.
• Compétences techniques et comportementales

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