Intitulé du poste (H/F)

Entreprise : Gozem Congo
Lieu : Brazzaville
Type de contrat : CDD
Rémunération : 200000 - 250000

Description du poste :

Chargé(e) administratif national

Qu’est-ce qu’un chargé administratif ?

Chez Gozem, le/la responsable administratif est un acteur central qui facilite les tâches quotidiennes et assure la liaison entre les différents services. Il/Elle exerce au plus près des collaborateurs, en toute confiance et transparence tout en se rendant disponible pour répondre à leurs interrogations.

Il/elle coordonne et supervise les services administratifs ainsi que les services généraux de Gozem. Il/Elle centralise les informations auprès des services (archivage, distribution du courrier, standard, réception et autres services de bureau).

Le chargé Admin crée et maintient un climat harmonieux et coopératif en s'assurant que tous les employés prendront aussi du temps pour se connaître et s'accepter réciproquement à travers la mise en œuvre des programmes de socialisation et team building initiés par le Management.

Missions principales :

• Mission 1
• Gérer les paiements :
  • Vérifier la conformité des factures et devis reçus avant soumission
  • Soumettre l’ensemble des DDP du pays, et suivre les demandes effectuées ainsi que leur paiement
  • Entrer les paiements validés dans Omni Plus pour traitement
  • Informer les collaborateurs de l’état d’avancement de leurs demandes
  • Communiquer avec les fournisseurs (réception de devis & information sur l’état des paiements)
  • Assister l’Admin global pour la création et gestion des comptes bancaires locaux
• Mission 2
• Assister l’équipe de management nationale et globale :
  • Réaliser les demandes et renouvellement des cartes de séjour des employés étrangers & autorisation d’entrée sur le territoire
  • Organiser l’agenda national (town hall, daily, weekly, etc.)
  • Organiser les missions des employés  (réservations vols, hôtels, rédaction lettres de mission, etc.)
  • Organiser les rdv avec les partenaires administratifs locaux pour le management (rédaction des courriers, prise de rdv, dépôt physique, relances)
• Mission 3
• Réalisation des démarches administratives auprès des autorités :
  • Réaliser les déclarations sociales (caisse de sécurité sociale)
  • Réaliser les déclarations fiscales (OTR)
  • Créer /renouveler les documents administratifs légaux liés à l’entreprise (Quittus fiscal, CFE, carte d’opérateur économique, quitus social,...)
  • Coordonner avec la CNSS les cas d’accidents du travail, congés maternités, longs congés maladie, décès etc.
• Mission 4
• Coordonner les démarches administratives relatives à la gestion des employés
  • Faire signer les attestations de prêts / avances sur salaires / programme IT aux employés dont les demandes ont été validées, et suivre le paiement.
  • Organiser les visites médicales obligatoires et gérer la relation avec le prestataire
  • Gérer les démarches administratives auprès de la CNSS visant à faciliter l’accès aux employés aux prestations sociales dues.
  • Organisation des visites médicales de pré-embauche, et annuelles
• Mission 5
• Office Management - nouveau bureau :
  • Acheter & acheminer les fournitures / mobilier du bureau .
  • Réaliser les demandes de devis des fournitures et équipements de bureau
  • Réceptionner les commandes et les mettre à disposition des bureaux
  • Veiller au bon fonctionnement, au confort et à la propreté des bureaux
  • Gérer les prestataires du bureau et mettre la base de donnée en continu
  • Souscrire à l’assurance des bureaux, renouveler les contrats pour l’ensemble des locaux de Gozem Togo (assurance Group)
  • Gérer les incidents & imprévus liés aux bureaux
  • Valider les propositions de l’admin junior concernant les achats de fournitures et mobilier de bureau sous sa responsabilité

Profil recherché :

• Bac +3 minimum, assistant(e) de direction, office management.
• 1 à 2 ans d’expérience minimum, si possible à un poste du type : assistant(e) de direction, office management.
• Très bonne maîtrise de l’outil informatique dont notamment de la suite Google (Gsheet, Gdoc, Gslides,...), et êtes à l’aise dans la prise en main de nouveaux logiciels & outils informatiques.
• Vous maitrisez parfaitement la langue français à l’oral comme à l’écrit (la maîtrise de l’anglais est un plus)

Vous êtes extrêmement rigoureux et organisé. Votre entourage vous décrit comme une personne de confiance, et vous savez garder la confidentialité des informations qui vous sont confiées. Vous avez un esprit pratique d’optimisation et de la gestion des factures et recherchez l’excellence dans votre travail. Vous aimez travailler en équipe, et avez l’habitude de collaborer avec un grand nombre d’acteurs faisant partie d’autres départements. Vous avez envie de travailler pour une entreprise panafricaine ayant un réel impact auprès des communautés. 

Comment postuler ?

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