Gestion des mobilisations et démobilisations

• Organiser les déplacements du personnel conformément aux plannings de rotation.
• Assurer la coordination des embarquements et débarquements du personnel offshore.
• Veiller au respect des dates de relève communiquées par le département Crewing.
• Gérer les changements de dernière minute et les situations d'urgence.

Organisation des voyages

• Réserver les billets d'avion nationaux et internationaux.
• Organiser les transferts terrestres, maritimes et aéroportuaires.
• Réserver les hébergements nécessaires aux personnels en transit.
• Optimiser les itinéraires et les coûts de déplacement.

Gestion documentaire et conformité

• Assurer le suivi de la validité des passeports, visas, permis de travail et autres documents requis.
• Vérifier la conformité des documents avant toute mobilisation.
• Coordonner les demandes de visas et formalités administratives avec les autorités compétentes et les agences spécialisées.
• Maintenir une base de données à jour des documents de voyage.

Coordination avec les parties prenantes

• Collaborer étroitement avec les équipes Crewing, RH, Opérations et HSE.
• Assurer l'interface avec les agences de voyages, hôtels, compagnies aériennes et prestataires logistiques.
• Fournir aux employés toutes les informations relatives à leurs déplacements

Reporting et suivi budgétaire

• Produire les reportings mensuels relatifs aux voyages et mobilisations.
• Suivre les dépenses de voyage et contribuer à leur optimisation.
• Contrôler les factures des prestataires et assurer leur conformité avant validation.

Gestion des situations d'urgence

• Assurer une assistance aux voyageurs en cas de retard, annulation, perte de documents ou incident durant le déplacement.
• Participer à la gestion des évacuations médicales lorsque requis.
• Maintenir une permanence opérationnelle lors des rotations critiques.

Compétences techniques

• Bonne connaissance des opérations de Crewing et des rotations offshores.
• Maîtrise des procédures de voyage international et des formalités de visas.
• Connaissance des outils de réservation et de planification.
• Bonne maîtrise d'Excel et des outils informatiques de gestion du personnel.

Compétences comportementales

• Excellente capacité d'organisation et de planification.
• Gestion efficace des priorités et des urgences.
• Sens du service et de la confidentialité.
• Rigueur et souci du détail.
• Bonnes capacités de communication et de coordination.
• Résistance au stress et forte réactivité.

• Bac+3 à Bac+5 en Logistique, Transport, Gestion ou domaine équivalent.
• Minimum 3 ans d'expérience dans la gestion des voyages, des mobilisations ou du crewing.
• Une expérience dans l'industrie pétrolière offshore, maritime ou minière est fortement souhaitée.

• Maitrise du pack Office 
• Compétences avancées sur Microsoft Excel
• Connaissance des SIRH (OCS, Intranet, etc.) serait appréciée