Assistante de direction

 Assistant de Direction (H/F)

Entreprise : KONTINENT CONGO
Lieu : Brazzaville, République du Congo
Début : Immédiatement 
 

Description du poste :

Sous l’autorité du Directeur Général (DG), sa mission est de :
 

• Décharger le Directeur général de toutes les préoccupations administratives et de manière général, de l’assister dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité (optimisation de la gestion de l’activité du DG)

Missions principales :

• Gèrer les agendas (réunions, conférences téléphoniques) ;
• Aider le DG à tenir ces programmes de travail ;
• S’assurer du suivi étroit des activités journalières du DG ;
• Aider à la planification du DG ;
• Filtrer les appels téléphoniques et les rendez-vous non prévus ;
• Accueillir les clients qui veulent rencontrer le DG ;
• Faciliter la circulation de l’information, oriente et conseille dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes formulant une demande ;
• Réceptionner, trier et diffuser l’information (courrier, messagerie, téléphone, internet) ;
• Organiser les déplacements (billets, réservation d’hôtel, visas) ;
• Gèrer le suivi des parapheurs et vérifie les courriers mis à la signature du DG ;
• Recueillir, traiter les informations nécessaires et assure le suivi des dossiers qui, lui sont confiés (présentations, rapports, comptes rendus, formalités, relances) ;
• Classer et archiver les dossiers (papier et électronique) ;
• Exercer les tâches de rédaction (mettre en forme les courriers, notes et supports écrits, comptes rendus de réunions,…) et de contrôle ;
• Exécuter toutes autres tâches confiées par le DG.

Profil recherché :

• Bac +2 en secrétariat ou gestion administrative ou toute combinaison d’expérience et/ou d’étude pertinente pourra être considérée.
• 5 ans d’expérience minimum dans un poste similaire.

Les plus :

• Grand sens de la confidentialité et de l'organisation ;
• Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil (ex : reformuler les demandes, écouter activement, savoir répondre au téléphone…). ;
• Normes rédactionnelles ;
• Techniques de prise de notes ;
• Méthodes de classement et d’archivage ;
• Organisation et anticipation ;
• Bon sens ;
• Proactif et réactif ;
• Efficient et efficace ;
• Bon relationnel et diplomate ;
• Bonne résistance au stress ;
• Capacité rapide d'adaptation et de travail en équipe ;
• Disponibilité importante dans le respect des horaires ;
• Capacité à faire face aux situations d’urgence.
• Bonne expression écrite et orale (français).
• Maîtrise de la suite Office (Word avancé, Excel, Powerpoint).
• Bonne connaissance de l’anglais à l’oral comme à l’écrit.

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